Тренинги для помощников руководителей

Помощник руководителя – одна из самых престижных работ. Каждому управляющему для эффективной работы необходим грамотный и ответственный человек, который станет его правой рукой и поможет решить все проблемы.

Содержание статьи

Второй человек после директора должен выполнять функции профессионального администратора, обладая определенным набором личностных качеств: коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение находить общий язык со всеми людьми (как с клиентами, так и с деловыми партнерами), выделение ценных сотрудников от непрофессионалов.

Обязанности

Помощник занимается ведением кадрового делопроизводства, работает с исходящей и входящей корреспонденцией. Конкретный перечень определяется исключительно должностной инструкцией. Обязанности референта разделяются на две группы: организационно-распорядительные функции и документация работы. Он занимается приемом и распределением документов, которые поступают на имя главного. Этот человек должен уметь выделять те документы, которые нужно передать директорам определенных структурных подразделений или в сами отделы для исполнения.

Посещение тренингов крайне важно для правой руки руководителей, так как здесь учат эффективной работе с документами и многих другим особенностям этой непростой должности. Во время семинаров вы получите бесценные знания относительно правил регистрации исходящих или входящих документов, формированию дел и пр. Во многих компаниях проводится глубокое изучение обязанностей личного референта.

Кроме этого в основные обязанности входит подготовка проектов, разных докладов, отчетов, исходящих писем, ответов на входящие письма. Референт сначала просматривает документы, которые поступают на подпись директора от сотрудников компании, при необходимости редактирует, и только потом передает их на рассмотрение.

Личностные качества

референт должен быть грамотным, виртуозно владеть словом, уметь организовывать деловые переговоры, встречи, совещания и конференции, делать все, чтобы компания получила конкурентные преимущества на рынке. Это начитанный человек, который умеет находить ответы на любые вопросы. Он принимает гостей, прибывших на определенное мероприятие, а при необходимости организовывает их размещение.

В некоторых должностных инструкциях указывается, что референт обязан сопровождать директора во время деловых поездок и командировок. Он занимается подготовкой и сбором документов для поездки, решает вопросы с размещением, планирует график поездки и деловых встреч. Всему этому и не только учат на специальных тренингах.

Во время работы референт имеет дело с конфиденциальной информацией. В трудовом договоре или должностной инструкции указывается запрет на ее разглашение. На семинарах вы узнаете, как уберечь важные данные и что делать, если произошла утечка информации.

В обязанности входит не только сохранение коммерческой тайны компании, но и неразглашение любых сведений о руководителе, событиях из его деловой и личной жизни. К тому же на первый план высовывается морально-этическая сторона отношений.

Во время тренингов и семинаров помощники учатся грамотному распределению рабочего времени, чтобы успевать выполнять все поручения руководства, учитывая прямые обязанности референта.

Чем хороша такая должность

Работа референта имеет множество плюсов. Когда человек постоянно находится рядом с руководством, он изучает главные принципы управления, на практике учится организовывать работу нескольких десятков, а то и сотен числа людей, осуществляет стратегическое планирование деятельности других людей.

Часто люди, выполняющие обязанности помощника, получив бесценный опыт общения с энергичными и профессиональными руководителями, в дальнейшем организовывают собственное дело.

Благодаря современному уровню развития сферы бизнеса и расширению международных связей он может быстро и эффективно развивать личностный рост и повышать квалификацию. Международные компании нуждаются в специалистах, которые владеют иностранными языками, так как в обязанности часто входит перевод документов или синхронный перевод во время деловых переговоров.

Владельцы бизнеса желают, чтобы их подопечные владели компьютерными программами для организации видео конференций, чтобы удаленно общаться и делать виртуальные презентации. Референт также выполняет личные поручения руководства, часто не связанные с работой.

Семинары и тренинги позволяют будущим управленцам узнать много чего нового относительно специфики работы, получить знания по психологии общения, компьютерного обеспечения и деятельности правой руки руководителя. Все эти ценные знания вы получите на тренингах, которые в наше время проводит множество компаний. Также отметим, что не стоит излишне экономить на этих курсах, так как они дают вам бесценный опыт и много информации, которую вы просто не отыщите в литературе и на просторах интернета. Поэтому всем людям, желающим занять должность правой руки директора, настойчиво рекомендует посетить тренинги помощников руководителей.